Conditions d’utilisation

Version 1.1 · 1er novembre 2026

1Ce qu’est Prisma et qui le propose

Prisma est un portail permettant à une agence ou à un professionnel indépendant de partager des projets avec ses clients : étapes, tâches, contenus à revoir et à approuver, fichiers, réunions et messages. Il est proposé par Ripia Administración y Asesorías SpA, RUT 77.762.113-0, domiciliée à Santa Magdalena 75, oficina 304, piso 3, Providencia, Santiago, Chile (ci-après, « Prisma »).

Les présentes conditions régissent l’utilisation du service par l’agence qui le souscrit ou l’essaie, et par les membres de son équipe (« vous »). En cochant « J’ai lu et j’accepte » dans l’assistant de bienvenue, vous les acceptez au nom de votre agence.

2Version bêta

Prisma est en phase bêta : nous l’améliorons en permanence et il peut présenter des défaillances, des modifications ou des interruptions. Si le service change de manière significative ou prend fin, nous vous en informerons par courriel avec un préavis d’au moins 30 jours calendaires. S’il prend fin, nous vous enverrons une copie de vos données dans ce délai.

Données d’utilisation. Pendant la bêta, votre portail envoie à Prisma, une fois par jour, des chiffres généraux d’utilisation (totaux, dates de la dernière connexion et version du système) afin de vérifier qu’il fonctionne et de contrôler les dépenses d’IA. Aucune information individuelle sur vos clients ni le contenu de votre travail n’est jamais envoyé.

3Votre compte

• Vous vous connectez avec votre courriel et un code que nous vous envoyons ; il n’y a pas de mots de passe à retenir.
• Vous êtes responsable de ce qui est fait avec votre compte et avec ceux de votre équipe, et de n’inviter que les personnes concernées.
• Vous devez fournir des informations exactes et les tenir à jour.

4Vos données vous appartiennent

Tout le contenu que vous importez ou générez dans Prisma (clients, contacts, projets, tâches, fichiers, messages) reste à vous ou à vos clients, selon le cas. Prisma l’utilise uniquement pour vous fournir le service : le conserver, l’afficher aux personnes que vous autorisez et envoyer les courriels et les avis du portail. Nous ne le consultons pas, nous ne le vendons pas, nous ne le cédons pas à des tiers à d’autres fins et nous ne l’utilisons pas pour de la publicité.

Pour cela, vous nous accordez l’autorisation strictement nécessaire pour conserver, copier (par exemple, dans des sauvegardes), adapter au format du portail et afficher ce contenu aux personnes que vous invitez, uniquement pendant que vous utilisez le service. En important du matériel (photos, vidéos, marques, textes, documents de vos clients), vous garantissez avoir le droit de le faire et de le partager avec les personnes que vous invitez.

5Données personnelles de vos clients

Vos clients et leurs contacts vous confient leurs données. Vous êtes le responsable du traitement de ces données : vous décidez à quelles fins elles sont utilisées et comment vous en informez ces personnes. Prisma est votre sous-traitant : il les traite uniquement pour votre compte, afin de fournir le service, et ne les utilise pas pour ses propres fins. Les présentes conditions constituent l’accord de sous-traitance entre votre agence et Prisma. Si vous avez besoin d’un accord signé séparé, demandez-le à info@usaprisma.com.

En tant que sous-traitant, Prisma s’engage à :

• Traiter les données uniquement selon vos instructions, qui sont celles que vous donnez en utilisant le portail et les présentes conditions.
• Les garder confidentielles et ne permettre l’accès qu’aux personnes de Prisma qui en ont besoin, tenues à une obligation de confidentialité et avec votre consentement exprès pour chaque cas.
• Appliquer les mesures de sécurité de la section 7.
• N’utiliser que les prestataires de la section 6 et vous prévenir au moins 30 jours calendaires avant d’en ajouter ou d’en changer un, afin que vous puissiez vous y opposer ou fermer votre compte.
• Vous aider à répondre lorsqu’une personne demande à accéder à ses données, à les corriger, à les supprimer, à s’opposer à leur utilisation ou à les emporter. Vous pouvez effectuer beaucoup de ces démarches vous-même depuis le portail (par exemple, en anonymisant un contact).
• Vous informer de tout incident de sécurité affectant vos données, comme indiqué à la section 7.
• À la fin du service, vous restituer les données puis les supprimer, comme indiqué à la section 12.

Cadre juridique. Prisma respecte la réglementation chilienne de protection des données personnelles : la loi n° 19.628, modifiée par la loi n° 21.719. Lorsque votre agence ou les personnes dont vous conservez les données se trouvent dans l’Union européenne, nous appliquons également le règlement général sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679, « RGPD »), y compris ses règles applicables aux sous-traitants. Si votre agence est établie dans l’Union européenne et que vous avez besoin des clauses contractuelles types de la Commission européenne pour transférer des données vers le Chili, demandez-les à info@usaprisma.com. Vous, en tant que responsable du traitement, devez respecter la réglementation qui vous est applicable à l’égard de vos clients.

6Où les données sont conservées et qui nous aide

Pour fournir le service, nous utilisons les prestataires suivants, qui traitent des données pour notre compte et sont tenus à une obligation de confidentialité :

• Hostinger : serveurs, bases de données, fichiers et envoi de courriels. Les données sont conservées au Brésil, pays que l’Union européenne reconnaît comme offrant un niveau de protection des données adéquat.
• Prestataires d’intelligence artificielle (Anthropic, OpenAI, Google, selon celui choisi dans les paramètres) : uniquement si votre agence active les fonctions d’IA et uniquement avec le texte que vous envoyez (voir la section 9). Ils traitent les données en dehors du Chili, principalement aux États-Unis.

Lorsque les données quittent le Chili ou l’Union européenne, nous le faisons avec les garanties exigées par la loi applicable (pays reconnus comme adéquats, ou clauses contractuelles avec le prestataire).

7Sécurité

• Chaque agence dispose de sa propre base de données, séparée de celles des autres agences.
• Tout est transmis par une connexion sécurisée (HTTPS).
• Les clés et identifiants que vous saisissez (par exemple, de messagerie ou d’intelligence artificielle) sont stockés chiffrés.
• L’accès au serveur est restreint. Les fichiers que vous importez sont conservés avec cet accès restreint ; ils ne sont pas chiffrés un à un.
• L’équipe de Prisma n’accède aux données de votre agence qu’avec votre consentement exprès pour chaque cas : lorsque vous nous demandez de l’aide ou pour résoudre un problème technique ou de sécurité. La seule exception est lorsque la loi ou une décision d’une autorité nous y oblige.
• Aucun système n’est infaillible. Si nous détectons un incident affectant vos données, nous vous en informerons sans délai et au plus tard dans les 48 heures suivant sa détection, avec ce que nous savons de l’incident et ce que nous faisons. Nous vous fournirons également ce dont vous avez besoin pour prévenir vos clients ou l’autorité, si cela vous incombe.

8Sauvegardes et fichiers

Prisma n’est pas un service de sauvegarde. Les fichiers que vous importez sont des copies : l’original doit rester conservé par vous ou par la personne concernée. Si un fichier est perdu ou endommagé dans Prisma, le récupérer à partir de votre original relève de votre responsabilité.

Les textes qui n’existent que dans Prisma (notes, messages, commentaires, comptes rendus de réunions) ne bénéficient pas d’une sauvegarde garantie. Notre hébergeur conserve une copie automatique des dernières 24 heures. Dans des cas exceptionnels, nous pouvons tenter de récupérer des informations à partir de cette copie, mais nous ne promettons ni que cela soit possible ni qu’elle soit complète.

9Intelligence artificielle (optionnelle)

Certaines fonctions, comme proposer un résumé et des tâches à partir de la transcription d’une réunion, font appel à un prestataire d’intelligence artificielle. Elles ne sont utilisées que si votre agence les active. Lorsque vous les utilisez, le texte que vous envoyez est transmis au prestataire choisi dans les paramètres.

• Avec le quota d’essai (jetons/tokens) de Prisma : votre compte reçoit une quantité d’utilisation (tokens) incluse. Vous pouvez l’utiliser tant qu’il vous reste du solde, sans limite de date. Dans ce cas, Prisma envoie le texte au prestataire dans le cadre du service. Lorsque le quota est épuisé, pour continuer à utiliser l’IA, vous devez saisir votre propre clé.
• Avec votre propre clé : l’utilisation est en outre régie par votre contrat avec ce prestataire, qui vous la facture.

Évitez d’envoyer des informations que vous ne souhaitez pas partager avec le prestataire. La transcription peut contenir des données de vos clients ; les en informer relève de votre responsabilité si la loi ou votre contrat l’exige. Rien de ce que propose l’IA n’est publié sans votre approbation.

10Courriels du portail

Le portail envoie des courriels en votre nom et en celui de votre agence (invitations, avis, résumés). Vous décidez qui inviter et quand ; vous êtes responsable du fait que ces personnes s’attendent à les recevoir.

11Utilisation acceptable

N’utilisez pas Prisma pour des activités illégales, pour envoyer du spam, pour porter atteinte aux droits de tiers, ni pour tenter d’accéder aux données d’autres agences ou d’endommager le service. Si un compte le fait, nous pouvons le suspendre, en l’en informant lorsque c’est possible. Dans ce cas, dans un délai de 30 jours calendaires, nous copierons les données de l’agence et les enverrons à son responsable ; ensuite nous les supprimerons, sauf si la loi nous oblige à les conserver, selon chaque cas.

12Copie, fermeture de compte et suppression de vos données

• Copie : vous pouvez demander une copie de vos données en écrivant à info@usaprisma.com. Nous vous répondrons sous 5 jours ouvrés.
• Fermeture de compte : vous pouvez fermer le compte de votre agence quand vous le souhaitez, en le demandant à la même adresse. Dans un délai de 30 jours calendaires, nous vous enverrons une copie de vos données, puis nous les supprimerons.
• Suppression : lorsque nous supprimons vos données, la copie automatique de l’hébergeur est remplacée d’elle-même dans les 24 heures suivantes. Nous ne conserverons que ce que la loi nous oblige à conserver, pour la durée qu’elle exige.

13Les données que Prisma traite pour son propre compte

En dehors des données de vos clients, Prisma traite certaines données des membres de votre équipe et des personnes qui accèdent au portail. Pour ces données, Prisma est le responsable du traitement.

• Quelles données : nom et courriel des utilisateurs du compte ; adresse IP, date et heure de connexion et journaux techniques du serveur ; la version des présentes conditions acceptée par chaque personne, et quand.
• Pourquoi : vous donner accès et vous envoyer les codes de connexion, maintenir la sécurité du service, détecter les abus et justifier l’acceptation des présentes conditions. La base juridique est l’exécution du contrat avec votre agence, notre intérêt légitime à la sécurité du service et le respect d’obligations légales.
• Cookies : nous n’utilisons que ceux qui sont nécessaires au fonctionnement du portail (la session ouverte et vos préférences, comme le mode clair ou sombre). Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires ni de suivi. Si votre agence intègre dans un contenu une vidéo ou un document d’un autre service (par exemple YouTube, Vimeo, Loom, Google Drive, Canva ou Figma), ce service peut déposer ses propres cookies lorsque vous l’ouvrez ; ce ne sont pas des cookies de Prisma.
• Durée : les journaux d’accès, jusqu’à 12 mois ; les données du compte, tant qu’il existe ; le registre d’acceptation des conditions, tant que le compte existe et jusqu’à 5 ans après sa fermeture.
• Avec qui : uniquement avec les prestataires de la section 6. Nous ne vendons pas ces données et nous ne les utilisons pas pour de la publicité.
• Vos droits : vous pouvez demander l’accès, la rectification, la suppression, l’opposition, la portabilité ou le blocage de vos données en écrivant à info@usaprisma.com. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agence chilienne de protection des données personnelles ou, si vous êtes dans l’Union européenne, auprès de l’autorité de protection des données de votre pays.

14Propriété de Prisma

Le logiciel, le design, la marque « Prisma » et le reste du service appartiennent à Ripia Administración y Asesorías SpA. Utiliser Prisma vous donne le droit d’utiliser le service tant que vous avez le compte, mais ne vous transfère aucune propriété sur celui-ci. Si vous nous envoyez des idées ou des commentaires pour l’améliorer, nous pouvons les utiliser librement, sans obligation envers vous.

15Prix

Pendant la bêta, le service est gratuit. Si, plus tard, il devient payant, nous vous en informerons à l’avance et rien ne vous sera facturé sans votre acceptation.

16Responsabilité

Nous faisons le nécessaire pour que le service fonctionne et protège vos informations. Comme Prisma est en bêta, il peut présenter des défaillances ou des interruptions (section 2). Dans la mesure permise par la loi, Prisma n’est pas responsable des dommages indirects, de la perte de fichiers dont vous deviez conserver l’original (section 8), ni de la perte d’informations qui ne peuvent pas être récupérées à partir de la copie de 24 heures de l’hébergeur. Cela ne limite pas notre responsabilité en cas de dol ou de faute lourde, ni les droits que la loi vous confère et auxquels il ne peut être renoncé.

17Modifications des présentes conditions

Si nous modifions les présentes conditions, nous publierons la nouvelle version avec sa date et, lorsque la modification est significative, nous vous demanderons de l’accepter à nouveau à la connexion. Nous conservons un registre de la version acceptée par chaque personne, et de la date.

18Loi applicable et tribunaux

Les présentes conditions sont régies par les lois du Chili. Tout litige sera soumis aux tribunaux ordinaires de la ville et de la commune de Santiago (Chili), sans préjudice des droits de protection des données que la loi de votre pays vous confère et auxquels il ne peut être renoncé. Si vous êtes dans l’Union européenne, vous pouvez en outre introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données ou des tribunaux de votre pays de résidence, comme le permet le RGPD.

19Contact

Écrivez-nous à info@usaprisma.com ou à Ripia Administración y Asesorías SpA, Santa Magdalena 75, oficina 304, piso 3, Providencia, Santiago, Chile.