Condizioni d’uso

Versione 1.1 · 1 novembre 2026

1Che cos’è Prisma e chi lo offre

Prisma è un portale che permette a un’agenzia o a un professionista indipendente di condividere progetti con i propri clienti: fasi, attività, contenuti da rivedere e approvare, file, riunioni e messaggi. Lo offre Ripia Administración y Asesorías SpA, RUT 77.762.113-0, con sede in Santa Magdalena 75, oficina 304, piso 3, Providencia, Santiago, Chile (di seguito, “Prisma”).

Queste condizioni regolano l’uso del servizio da parte dell’agenzia che lo sottoscrive o lo prova e delle persone del suo team (“tu”). Selezionando “Ho letto e accetto” nella procedura guidata di benvenuto, le accetti a nome della tua agenzia.

2Versione beta

Prisma è in fase beta: lo miglioriamo di continuo e può presentare errori, modifiche o interruzioni. Se il servizio cambia in modo rilevante o termina, ti avviseremo via e-mail con un preavviso di almeno 30 giorni di calendario. Se termina, entro quel termine ti invieremo una copia dei tuoi dati.

Dati di utilizzo. Durante la beta, il tuo portale invia a Prisma una volta al giorno cifre generali di utilizzo (totali, date dell’ultimo accesso e versione del sistema) per assicurare che funzioni e per controllare la spesa di IA. Non vengono mai inviate informazioni individuali sui tuoi clienti né il contenuto del tuo lavoro.

3Il tuo account

• Accedi con la tua e-mail e un codice che ti inviamo; non ci sono password da conservare.
• Sei responsabile di ciò che viene fatto con il tuo account e con quelli del tuo team, e di invitare solo le persone appropriate.
• Devi fornire informazioni veritiere e mantenerle aggiornate.

4I tuoi dati sono tuoi

Tutti i contenuti che carichi o generi in Prisma (clienti, contatti, progetti, attività, file, messaggi) restano tuoi o dei tuoi clienti, a seconda dei casi. Prisma li usa unicamente per fornirti il servizio: conservarli, mostrarli alle persone che autorizzi e inviare le e-mail e gli avvisi del portale. Non li esaminiamo, non li vendiamo, non li cediamo a terzi per altri scopi e non li usiamo per la pubblicità.

Per poterlo fare ci concedi l’autorizzazione strettamente necessaria per conservare, copiare (ad esempio nei backup), adattare al formato del portale e mostrare quei contenuti alle persone che inviti, solo finché usi il servizio. Caricando materiale (foto, video, marchi, testi, documenti dei tuoi clienti) garantisci di avere il diritto di farlo e di condividerlo con le persone che inviti.

5Dati personali dei tuoi clienti

I tuoi clienti e i loro contatti affidano i loro dati a te. Tu sei il titolare del trattamento di quei dati: decidi per quale scopo vengono usati e come informarne quelle persone. Prisma è il tuo responsabile del trattamento: li tratta solo per conto tuo, per fornire il servizio, e non li usa per scopi propri. Queste condizioni costituiscono l’accordo di incarico tra la tua agenzia e Prisma. Se ti serve un accordo firmato a parte, richiedilo a info@usaprisma.com.

In qualità di responsabile del trattamento, Prisma si impegna a:

• Trattare i dati solo secondo le tue istruzioni, che sono quelle che impartisci usando il portale e queste condizioni.
• Mantenerli riservati e fare in modo che vi accedano solo le persone di Prisma che ne hanno bisogno, con obbligo di riservatezza e con il tuo consenso espresso per ogni caso.
• Applicare le misure di sicurezza della sezione 7.
• Usare solo i fornitori della sezione 6 e avvisarti con almeno 30 giorni di calendario di anticipo prima di aggiungerne o cambiarne uno, in modo che tu possa opporti o chiudere il tuo account.
• Aiutarti a rispondere quando una persona chiede di accedere ai propri dati, correggerli, eliminarli, opporsi al loro uso o portarli con sé. Molte di queste operazioni puoi eseguirle tu stesso dal portale (ad esempio, rendendo anonimo un contatto).
• Avvisarti di qualsiasi incidente di sicurezza che interessi i tuoi dati, come indicato nella sezione 7.
• Al termine del servizio, restituirti i dati e poi eliminarli, come indicato nella sezione 12.

Quadro giuridico. Prisma rispetta la normativa cilena sulla protezione dei dati personali: la Legge n. 19.628, modificata dalla Legge n. 21.719 (del Cile). Quando la tua agenzia o le persone i cui dati conservi si trovano nell’Unione europea, applichiamo anche il Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento (UE) 2016/679, “GDPR”), comprese le sue norme per i responsabili del trattamento. Se la tua agenzia si trova nell’Unione europea e ti servono le clausole contrattuali tipo della Commissione europea per trasferire dati in Cile, richiedile a info@usaprisma.com. Tu, in qualità di titolare del trattamento, devi rispettare la normativa che ti si applica nei confronti dei tuoi clienti.

6Dove sono conservati i dati e chi ci aiuta

Per fornire il servizio usiamo questi fornitori, che trattano dati per nostro conto e con obbligo di riservatezza:

• Hostinger: server, database, file e invio di e-mail. I dati sono conservati in Brasile, paese che l’Unione europea riconosce come dotato di un livello adeguato di protezione dei dati.
• Fornitori di intelligenza artificiale (Anthropic, OpenAI o Google, a seconda di quale venga scelto nelle impostazioni): solo se la tua agenzia attiva le funzioni di IA e solo con il testo che invii (vedi la sezione 9). Elaborano i dati fuori dal Cile, principalmente negli Stati Uniti.

Quando i dati escono dal Cile o dall’Unione europea, lo facciamo con le garanzie richieste dalla legge applicabile (paesi riconosciuti come adeguati, o clausole contrattuali con il fornitore).

7Sicurezza

• Ogni agenzia ha il proprio database, separato da quello delle altre agenzie.
• Tutto viene trasmesso tramite una connessione sicura (HTTPS).
• Le chiavi e le credenziali che inserisci (ad esempio, di posta o di intelligenza artificiale) sono conservate cifrate.
• L’accesso al server è limitato. I file che carichi sono conservati con questo accesso limitato; non sono cifrati uno per uno.
• Il team di Prisma accede ai dati della tua agenzia solo con il tuo consenso espresso per ogni caso: quando ci chiedi aiuto o per risolvere un problema tecnico o di sicurezza. L’unica eccezione è quando la legge o un ordine dell’autorità ci obbliga.
• Nessun sistema è infallibile. Se rileviamo un incidente che interessa i tuoi dati, ti avviseremo senza ritardo e al più tardi entro 48 ore da quando lo rileviamo, con ciò che sappiamo dell’incidente e ciò che stiamo facendo. Ti forniremo inoltre ciò che ti serve per avvisare i tuoi clienti o l’autorità, se spetta a te.

8Backup e file

Prisma non è un servizio di backup. I file che carichi sono copie: l’originale deve restare conservato da te o da chi di competenza. Se un file va perso o si danneggia in Prisma, recuperarlo dal tuo originale è una tua responsabilità.

I testi che esistono solo in Prisma (note, messaggi, commenti, riepiloghi delle riunioni) non hanno un backup garantito. Il nostro fornitore di hosting mantiene una copia automatica delle ultime 24 ore. In casi eccezionali possiamo tentare di recuperare informazioni da quella copia, ma non promettiamo che sia possibile né che sia completa.

9Intelligenza artificiale (facoltativa)

Alcune funzioni, come proporre un riepilogo e delle attività a partire dalla trascrizione di una riunione, usano un fornitore di intelligenza artificiale. Vengono usate solo se la tua agenzia le attiva. Quando le usi, il testo che invii viene trasmesso al fornitore scelto nelle impostazioni.

• Con la quota di prova (token) di Prisma: il tuo account riceve una quantità di utilizzo (token) inclusa. Puoi usarla finché hai saldo, senza scadenza. In questo caso, Prisma invia il testo al fornitore come parte del servizio. Quando la quota si esaurisce, per continuare a usare l’IA devi inserire una tua chiave.
• Con una tua chiave: l’uso è regolato inoltre dal tuo contratto con quel fornitore, che te lo addebita direttamente.

Evita di inviare informazioni che non vuoi condividere con il fornitore. La trascrizione può contenere dati dei tuoi clienti; informarli è una tua responsabilità se la legge o il tuo contratto lo richiedono. Nulla di ciò che propone l’IA viene pubblicato senza la tua approvazione.

10E-mail del portale

Il portale invia e-mail a nome tuo e della tua agenzia (inviti, avvisi, riepiloghi). Sei tu a decidere chi invitare e quando; sei responsabile del fatto che quelle persone si aspettino di riceverle.

11Uso consentito

Non usare Prisma per attività illegali, per inviare spam, per violare diritti di terzi, né per tentare di accedere ai dati di altre agenzie o danneggiare il servizio. Se un account lo fa, possiamo sospenderlo, avvisandolo quando possibile. In tal caso, entro 30 giorni di calendario copieremo i dati dell’agenzia e li invieremo al suo titolare; poi li elimineremo, salvo che la legge ci obblighi a conservarli, a seconda dei casi.

12Copia, chiusura dell’account ed eliminazione dei tuoi dati

• Copia: puoi richiedere una copia dei tuoi dati scrivendo a info@usaprisma.com. Ti risponderemo entro 5 giorni lavorativi.
• Chiusura dell’account: puoi chiudere l’account della tua agenzia quando vuoi, chiedendolo allo stesso indirizzo e-mail. Entro 30 giorni di calendario ti invieremo una copia dei tuoi dati e poi li elimineremo.
• Eliminazione: quando eliminiamo i tuoi dati, la copia automatica dell’hosting si sostituisce da sola entro le 24 ore successive. Conserveremo solo ciò che la legge ci obbliga a conservare, per il periodo che richiede.

13I dati che Prisma tratta per conto proprio

Oltre ai dati dei tuoi clienti, Prisma tratta alcuni dati delle persone del tuo team e di chi accede al portale. Per questi dati Prisma è il titolare del trattamento.

• Quali dati: nome ed e-mail di chi usa l’account; indirizzo IP, data e ora di accesso e registri tecnici del server; quale versione di queste condizioni ha accettato ciascuna persona, e quando.
• Per quale scopo: darti accesso e inviarti i codici per accedere, mantenere sicuro il servizio, rilevare abusi e dimostrare l’accettazione di queste condizioni. La base giuridica è l’esecuzione del contratto con la tua agenzia, il nostro legittimo interesse alla sicurezza del servizio e l’adempimento di obblighi di legge.
• Cookie: usiamo solo quelli necessari al funzionamento del portale (la sessione avviata e le tue preferenze, come la modalità chiara o scura). Non usiamo cookie pubblicitari né di tracciamento. Se la tua agenzia include in un contenuto un video o un documento di un altro servizio (ad esempio YouTube, Vimeo, Loom, Google Drive, Canva o Figma), quel servizio può impostare propri cookie quando lo apri; non sono cookie di Prisma.
• Per quanto tempo: i registri di accesso, fino a 12 mesi; i dati dell’account, finché esiste; il registro di accettazione delle condizioni, finché esiste l’account e fino a 5 anni dopo la sua chiusura.
• Con chi: solo con i fornitori della sezione 6. Non vendiamo questi dati né li usiamo per la pubblicità.
• I tuoi diritti: puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, portabilità o blocco dei tuoi dati scrivendo a info@usaprisma.com. Se non sei soddisfatto della nostra risposta, puoi presentare reclamo all’Agenzia cilena per la protezione dei dati personali o, se ti trovi nell’Unione europea, all’autorità di protezione dei dati del tuo paese.

14Proprietà di Prisma

Il software, il design, il marchio “Prisma” e il resto del servizio appartengono a Ripia Administración y Asesorías SpA. Usare Prisma ti dà il diritto di usare il servizio finché hai l’account, ma non ti trasferisce alcuna proprietà su di esso. Se ci invii idee o commenti per migliorarlo, possiamo usarli liberamente, senza alcun obbligo nei tuoi confronti.

15Prezzo

Durante la beta il servizio è gratuito. Se in futuro verrà addebitato un costo, te lo comunicheremo con anticipo e non ti verrà addebitato nulla senza la tua accettazione.

16Responsabilità

Facciamo il necessario affinché il servizio funzioni e protegga le tue informazioni. Poiché Prisma è in beta, può presentare errori o interruzioni (sezione 2). Nella misura consentita dalla legge, Prisma non risponde dei danni indiretti, della perdita di file di cui dovevi conservare l’originale (sezione 8) né della perdita di informazioni che non sia possibile recuperare dalla copia di 24 ore dell’hosting. Ciò non limita la nostra responsabilità in caso di dolo o colpa grave, né i diritti che la legge ti riconosce e a cui non si può rinunciare.

17Modifiche a queste condizioni

Se modifichiamo queste condizioni, pubblicheremo la nuova versione con la sua data e, quando la modifica sia rilevante, ti chiederemo di accettarla di nuovo al momento dell’accesso. Conserviamo un registro di quale versione ha accettato ciascuna persona, e quando.

18Legge applicabile e tribunali

Queste condizioni sono regolate dalle leggi del Cile. Qualsiasi controversia sarà sottoposta ai tribunali ordinari della città e comune di Santiago (Cile), fatti salvi i diritti in materia di protezione dei dati che la legge del tuo paese ti riconosce e a cui non si può rinunciare. Se ti trovi nell’Unione europea, puoi inoltre presentare reclamo all’autorità di protezione dei dati o ai tribunali del tuo paese di residenza, come consentito dal GDPR.

19Contatto

Scrivici a info@usaprisma.com o a Ripia Administración y Asesorías SpA, Santa Magdalena 75, oficina 304, piso 3, Providencia, Santiago, Chile.